Verifactu: qué te obliga y desde cuándo

Sí. La normativa no establece ningún umbral mínimo de facturación por debajo del cual quedes exento: lo que determina la obligación es que emitas facturas y utilices un sistema informático para hacerlo, no cuánto factures. Da igual que emitas cinco facturas al año o cinco mil. Las únicas exclusiones reales son estar acogido al Suministro Inmediato de Información (SII), tributar bajo la normativa foral del País Vasco o Navarra, que tienen su propio sistema, o no usar ningún sistema informático de facturación.

Pregúntaselo por escrito a tu proveedor y pide la declaración responsable. Ese es el documento con el que el fabricante certifica que su software cumple los requisitos del reglamento, y es la única prueba válida: la Agencia Tributaria no homologa programas ni mantiene un listado oficial de software autorizado, así que nadie puede estar «aprobado por Hacienda». Si tu proveedor no responde con claridad, no tiene fecha para adaptarse o te remite a una versión superior de pago que aún no existe, tienes un problema y conviene saberlo con margen, no en el último trimestre.

No. Conviene separar dos cosas que se confunden constantemente. Cumplir con Excel es imposible: la norma exige que cada registro de facturación lleve firma electrónica, una huella que impida alterarlo, encadenamiento con el registro anterior, un registro de eventos del sistema y un código QR en la factura. Una hoja de cálculo no hace nada de eso, ni en la modalidad de envío en tiempo real ni en la de conservación. Lo que sí existe es quedar fuera del ámbito de aplicación: si emites las facturas a mano o con una plantilla simple que solo te sirve para escribirlas, no estás utilizando un sistema informático de facturación y la norma no te alcanza. Pero eso es una exención, no una vía de cumplimiento, y es una posición frágil: en cuanto la hoja numere automáticamente, conserve registros estructurados o arrastre históricos, pasa a considerarse un sistema de facturación y entras de lleno en la obligación. Además, la carga de demostrar que no lo es sería tuya.

No obligatoriamente: existen dos modalidades y las dos son válidas para cumplir. En la modalidad Verifactu, el sistema remite automáticamente cada registro de facturación a la sede electrónica de la Agencia Tributaria en el momento de emitir la factura. En la modalidad No Verifactu no se envía nada de forma automática: los registros se firman electrónicamente, se encadenan y se conservan en tu propio sistema, y solo se ponen a disposición de Hacienda si los requiere, a cambio de requisitos más exigentes de integridad, trazabilidad y conservación. La elección no es menor: la primera reduce obligaciones de conservación y aporta una presunción favorable, mientras que la segunda evita depender de la disponibilidad de un servicio externo en el momento de facturar. Lo sensato es decidirlo analizando cómo y dónde facturas, no dejarlo en lo que traiga el programa por defecto.

Hay dos tipos y conviene no confundirlos. Por tener o usar sistemas informáticos que no cumplan los requisitos exigidos, la sanción es una multa fija de 50.000 € por cada ejercicio, y recae sobre quien lo utiliza. Por no generar o no conservar correctamente los registros de facturación, la sanción es del 0,5 % del importe de cada factura omitida o alterada, con un mínimo de 300 € y un máximo de 6.000 € por trimestre. Es importante entender que la primera no depende de que hayas defraudado nada: basta con tener un sistema que no cumpla.

El calendario vigente fija el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto de obligados, incluidos autónomos en IRPF y entidades en atribución de rentas. Conviene tener presente que estos plazos ya se han aplazado en dos ocasiones, así que pueden volver a moverse, pero también que cada prórroga se ha aprobado con la fecha casi encima. Planificar la adaptación contando con que habrá otra prórroga es arriesgado: si no llega, el margen para cambiar de sistema, migrar datos y formar al equipo desaparece. Información revisada en agosto de 2026.

Entrando tú mismo en la sede electrónica de la Agencia Tributaria con tu certificado digital y consultando los registros de facturación asociados a tu NIF. Esa es la mejor garantía que existe, y es mejor que cualquier documento que te pueda enseñar un proveedor: no dependes de que alguien te lo certifique, lo ves en la fuente. Es también la razón por la que conviene desconfiar de quien se anuncia como «homologado por Hacienda» sin más: la Agencia Tributaria no homologa programas, así que ese sello no significa nada. Lo que sí significa algo es que tus registros estén ahí, y eso lo puedes verificar tú cuando quieras.

Poco, porque no se desarrolla nada a medida: se configura. Lo dejamos montado con tus datos reales, tus productos, tus tipos de IVA y tus series de facturación, siguiendo el criterio que te marque tu gestor. A partir de ahí entras y facturas, y desde la primera factura el registro sale ya conforme, con su huella, su encadenamiento y su código QR. Lo que alarga los plazos en estos proyectos no suele ser el sistema, sino tener claros los datos de partida: qué series necesitas, qué tipos aplicas y qué hay que trasladar del histórico. Si eso está ordenado, se resuelve rápido.

Ese es precisamente el motivo de que sea un servicio y no una entrega. El sistema queda supervisado con avisos automáticos: si un registro no se envía, si una comunicación devuelve un error o si algo deja de funcionar, salta el aviso y lo vemos nosotros, sin depender de que tú te des cuenta. Es la diferencia entre tener un programa instalado y tener el cumplimiento resuelto. Un fallo silencioso en la cadena de registros es justo el tipo de problema que no se detecta hasta que alguien lo revisa, y para entonces suele llevar semanas acumulándose.

No, y es importante que quede claro porque genera muchas dudas. Verifactu no tiene que ver con la contabilidad, ni con presentar impuestos, ni con las nóminas: regula cómo tu sistema emite, encadena, firma y conserva los registros de las facturas que haces. Tu gestoría sigue haciendo exactamente lo mismo que hasta ahora. Lo que cambia es que el programa con el que emites facturas tiene que cumplir unos requisitos técnicos concretos. De hecho, resolverlo con tiempo le facilita el trabajo a tu asesor, porque evita incidencias y correcciones cuando la obligación entre en vigor.

Depende sobre todo de cuántas facturas emitas, de si tu facturación está conectada con otros sistemas (tienda online, TPV, albaranes, control de obra) y de cuánta información histórica haya que trasladar. Un negocio que factura de forma sencilla se resuelve en semanas. Una empresa con varias líneas, series de facturación distintas o integraciones con otros programas necesita más análisis previo. Por eso la recomendación es empezar bastante antes de la fecha límite: cuando se acerque el plazo, todos los proveedores estarán saturados y tú tendrás menos capacidad de negociar y de probar con calma.

TicketBAI es el sistema de las haciendas forales de Álava, Bizkaia y Gipuzkoa, y tiene una diferencia importante respecto a Verifactu que conviene conocer: allí el software sí tiene que estar dado de alta en un registro oficial. Existe un Registro de Software y Entidades Desarrolladoras, cada programa recibe un número de certificado y una licencia de uso, y ese identificador viaja dentro del propio fichero que se envía a la hacienda foral. Las diputaciones publican además la relación de software registrado. Es decir: al contrario que en territorio común, donde no hay listado oficial y basta la declaración responsable del fabricante, en el País Vasco no sirve cualquier programa. Si tributas allí te aplica TicketBAI y no Verifactu, y si tienes actividad en ambos territorios la situación es mixta y hay que analizarla caso por caso.